Sea que te encuentres con colegas que trabajan desde casa, familiares o con usuarios localizados a la mitad del planeta de distancia, ordenar una actividad social virtual productiva y eficaz puede ser un propósito difícil de cumplir.
Cuando estamos cara a cara con la gente puede ser más simple comunicarse de forma eficaz y considerar cómo se sienten y reaccionan frente diferentes ideas. Cuando conversamos virtualmente debemos ser más pacientes e intuitivos.
Ventajas de las Videollamadas Virtuales
Las diversas virtudes que dan las videoconferencias han captado ya hace años la atención de muchas compañías, en varios casos pymes, que tiene un medio de estar comunicado con usuarios y otros expertos sin desplazarse de la oficina. Además podemos encontrar otras enormes potencialidades de esta clase de tecnologías que enumeramos a continuación.
Son Más Económicas
Una de las virtudes evidentes para usar las videollamadas grupales es la reducción de costos de desplazamiento. Muchas reuniones se pueden acer a distancia sin obligación de usar recursos en movilizarse, algo que cualquier compañía valora muy de forma positiva.
Más Facilidad Para Comunicarse
La facilidad que supone usar videoconferencias provoca que las empresas hayan empezado a usarlas para estar comunicadas con usuarios, socios o clientes de manera muy ágil.
Esto ha facilitado que la comunicación fluya de mejor manera y se obtengan mejores resultados.
Mejora el Seguimiento de Proyectos con el Clientes
Los usuarios siempre valoran el seguimiento que hagamos de sus proyectos o que manejemos la relación con ellos de una manera cercana.
Con las video llamadas la distancia no es un inconveniente para lograr este cometido.
Sin lugar a dudas, es una de las mejores maneras para mantener abiertos los canales de comunicación y fidelizar a tu cliente.
Mejora la comunicación con los colaboradores
Lo mismo sucede con la comunicación que llevamos a cabo con colaboradores que trabajan fuera de las instalaciones de la empresa.
La oportunidad de poder reunirnos virtualmente con ellos por medio de video llamadas alimentan una mejor relación con el profesional y una sensación de más grande cercanía respecto a su trabajo.
Agiliza la Toma de Decisiones
Normalmente en la toma de decisiones en una empresa se tienen que intervenir numerosas personas, socios, etc.
La utilización de las video llamadas y reuniones virtuales facilita este tema.
La oportunidad de reunir en un mismo espacio a los ejecutivos o personas implicadas en la elección es fundamental para que se logren acuerdos de manera más ágil.
Elige la herramienta de Video Llamada adecuada para tus necesidades
Entre las cosas más importantes acerca de una reunión virtual es la herramienta que utilizas para llevarla a cabo. Diferentes tipos de reuniones pueden requerir distintos tipos de herramientas.
Esta es una lista de las más comunes.
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GoToMeeting: este es un programa de reuniones en línea muy completo y confiable que cuenta con pantalla compartida y excelente calidad de llamadas.
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Hangouts de Google : esta suele ser a menudo una de las opciones más convenientes, gracias a la presencia de Google; en especial si se está utilizando Google Calendar para administrar la agenda.
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Join.me: esta es una herramienta ideal para reuniones de pantalla compartida que requieran ser rápidas y fáciles.
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Zoom: esta plataforma permite realizar videoconferencias, hacer chats e impartir webinars de forma rápida y sencilla.
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Uber Conference : esta herramienta no utiliza números de PIN de reunión; esto permite una experiencia de llamada de conferencia menos complicada y también permite compartir pantalla.
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Skype: esta es una buena opción para chatear con gente de todo el mundo, aunque a veces puede ser de uso más difícil para algunos usuarios.
Consejos para Sacar el Máximo Provecho a Tu Video Llamada
Incluye una opción de acceso telefónico
Muchas herramientas de reuniones remotas están diseñadas para funcionar principalmente a través de conexiones a Internet. Pero ¿qué sucede si la conexión a internet de alguien se cae o se ralentiza? Es importante dar la opción para que la gente escuche la reunión sin necesidad de estar conectado a internet y pueda hacerlo a través de un teléfono.
Ten en cuenta las diferentes zonas horarias
Si eres tú quien está programando la reunión, asegúrate de hacerla a un horario que funcione para todos los asistentes. No hay nada peor que darse cuenta de que se ha convocado a las 6:00 a.m. de la hora local, o en la noche, cuando normalmente ya se tienen otros planes.
Existen muchas aplicaciones para tener en cuenta la zona horaria. Nosotros te recomendamos Diferencia horaria y World Time Zone
Evita reprogramar o cancelar en el último minuto
¿Tienes que reprogramar o cancelar una reunión virtual de última hora? Lo importante es cómo lo haces. Antes de que simplemente cambies la hora de la invitación del calendario, ponte en el lugar de los asistentes a la reunión. ¿Qué inconvenientes podrías estar causándoles? ¿Qué planes y arreglos especiales podrían haber hecho alrededor de la reunión?
Una reunión virtual es un compromiso. En la mayoría de las circunstancias, reprogramar o cancelar en el último minuto es irrespetuoso. Si realmente tienes que hacerlo, envía una nota personal disculpándote y explicando la situación.
Aclara cómo se conectarán las personas
Aquí es donde entra la descripción en la invitación del calendario. No asumas que las personas verán de inmediato el enlace de la reunión que adjuntaste en la invitación del calendario. Hay que ser muy claros con las instrucciones sobre cómo todos se pueden conectar, a fin de que lo identifiquen en un solo lugar.
Aquí hay algunos detalles para incluir:
- Repite el nombre de la reunión, la fecha, la hora + zona horaria y la duración.
- «¿CÓMO UNIRSE?», seguido de la información de la reunión, como el número de PIN de la reunión, el número de marcación y cualquier código de acceso o sitio web.
- Información de contacto para aquellos que puedan tener problemas de conexión.
Además, especifica de antemano si se requiere la cámara encendida. ¿Alguna vez te uniste a una llamada con video encendido cuando todos los demás lo habían apagado? No dejes que esto les suceda a tus clientes.
Un consejo profesional: si te comunicas con varias personas en una reunión virtual remota, solicita que activen el video. Esto ayuda a las personas a mantenerse enfocadas cuando saben que todos pueden verlas. Además, permite que cada asistente se identifique personalmente con sus colegas remotos.
Escoge tu ubicación de manera sabia
Ten en cuenta dónde te encuentras y lo que está sucediendo a tu alrededor. Ciertas habitaciones son más ruidosas que otras, incluso si estás en casa. Y aunque probablemente sea adorable cuando tu perro salta sobre tu regazo y mira a la cámara, es mejor dejar que las mascotas salgan a jugar antes de que comiences una reunión.
Cuenta con otro punto de acceso a internet como el celular
Siempre existe la posibilidad de que el Wi-Fi falle justo antes de que comience la reunión. No dejes que te invada un sentimiento de pánico. Afortunadamente, la mayoría de los teléfonos inteligentes tienen la capacidad de convertirse en puntos de acceso móvil a internet. Y esto puede salvarte en múltiples ocasiones.
Ten en cuenta que puedes sobrepasar el uso de datos y tal vez será más costoso. Dependiendo de tu dispositivo, podrás controlar la cantidad de datos que estás utilizando. Sin embargo, si estás en apuros, podría valer la pena.
Únete a la reunión cinco minutos antes
Ya sea que estés programando la reunión o simplemente asistiendo a ella, no pierdas el tiempo valioso de la reunión resolviendo problemas si algo sale mal. Siempre que sea posible, destina por lo menos cinco minutos antes de la cita programada para enlazarte.
Presenta a todos los asistentes desde el principio
Es una forma agradable de comenzar la reunión. Esto les permite a todos saber quién está realmente presente, tanto en la sala de la oficina principal como por teléfono.
Silencia cualquier otro sonido que distraiga
Silencia tu micrófono mientras otros se presentan. De esta forma, eliminas cualquier ruido de fondo que puede resultar abrumador.
En la misma línea, te recomendamos apagar los sonidos y las notificaciones de tu computadora, especialmente si estás compartiendo tu pantalla con el grupo. Es muy molesto para los demás ver ventanas emergentes en la pantalla, además de que distraen su atención de la información que estás presentando.